Signaturdokumente stehen nur den Mitarbeitern zur Verfügung, die dazu berechtigt sind, und ein elektronisches Signaturzertifikat wurde erhalten. Wenn das Signieren von Dokumenten nicht verfügbar ist, wenden Sie sich an einen Mitarbeiter mit Administratorrechten, um das Recht zum Signieren von Dokumenten zu aktivieren .
Das Signieren von Dokumenten ist für Dokumente möglich, die sich in den Ordnern Erforderliche Verarbeitung, Posteingang, Postausgang und Intern befinden (mit dem Status Signiert erforderlich).
Wenn in der Liste der Dokumente links neben dem Dokumentnamen Folgendes angezeigt wird:
- Dies bedeutet, dass dieses Dokument von einem anderen Benutzer verarbeitet wird (das Dokument ist für diesen Benutzer geöffnet oder geprüft). Wenn Sie den Mauszeiger über das Symbol bewegen, wird ein Hinweis mit dem Namen des Benutzers angezeigt, der mit dem Dokument arbeitet.
und streichen Sie das Dokument durch - dies bedeutet, dass das Dokument gerade von einem anderen Benutzer gelöscht wurde. Wenn Sie den Mauszeiger über das Symbol bewegen, wird ein Hinweis mit dem Namen des Benutzers angezeigt, der das Dokument gelöscht hat. Sie können ein solches Dokument öffnen, indem Sie auf den Namen klicken.
Es ist möglich, ein Dokument oder mehrere Dokumente gleichzeitig zu unterzeichnen (die Unterzeichnung zu verweigern):
Zum Unterschreiben (Ablehnung der Unterschrift):
Im Falle des Öffnens des Fensters Elektronische Dokumentenverwaltung Klicken Sie auf die Schaltfläche Fill Application . ausfüllen und abschicken .
- Klicken Sie auf:
Unterschreiben und beenden Sie den Workflow (um das Dokument zu unterschreiben).
Bei einer Anforderung zum Signieren eines ausgehenden Dokuments nach dessen Signierung wird das Dokument an die Gegenpartei oder die Abteilungen gesendet.
Verweigern / verweigern Sie die Signaturanforderung an den Mitarbeiter (um das Dokument zu verweigern und an den Mitarbeiter zu senden, der die Signatur gesendet hat) oder verweigern / verweigern Sie die Signatur des Dokuments an den Kontrahenten (um die Verweigerung an den Kontrahenten des Dokuments zu senden (Dokumente).
Bestätigen Sie im folgenden Fenster die Unterzeichnung oder Ablehnung der Unterschrift und geben Sie den Grund für die Ablehnung an.
Wenn der Benutzer über mehrere E-Signatur-Zertifikate verfügt und keines zum Signieren von Dokumenten ausgewählt ist, wählen Sie über den Link das gewünschte aus.
Im Zertifikatauswahlfenster ist das Kontrollkästchen Meine Auswahl in aktueller Organisation speichern aktiviert . Dies bedeutet, dass Dokumente standardmäßig mit dem ausgewählten Zertifikat signiert werden. Bei Bedarf kann die Box entfernt werden.
Sie können das Zertifikat mithilfe eines Links in ein anderes ändern, um beim Signieren von Dokumenten oder in persönlichen Einstellungen ein anderes Zertifikat auszuwählen.
- Wenn eine cloudbasierte elektronische Signatur verwendet wird, geben Sie im Bestätigungsfenster für die Dokumentsignatur den Code aus der SMS an.
Nach dem Signieren ändert sich der Status des Dokuments in Signiert .
Wenn das Dokument abgelehnt wurde, ändert sich der Status in Unterschrift abgelehnt . Im Dokumentanzeigefenster wird die Meldung " Signiert verweigert" angezeigt, aus welchem Grund und von wem abgelehnt .
Zurück zur Artikelliste