Учёт расходных материалов послепечатных процессов

Опубликовано: 01.10.2018

Оперативная полиграфия, как и любой другой вид производственной деятельности, нуждается в учёте материалов участвующих в производственном процессе. Сразу нужно заметить, что под оперативной полиграфией я подразумеваю, в первую очередь, цифровую листовую и широкоформатную печать. Такое уточнение совсем не лишнее, т.к. сегодняшний офсет и трафарет очень часто бывают очень даже оперативными.

О каких же расходных материалах идёт речь? В первую очередь это бумага, возможно краска (тонер, чернила), запчасти для печатной техники и, конечно же, материалы для послепечатной обработки. С учётом бумаги и расходных материалов печатных машин, как правило, всё просто. Бумага учитывается в листах, погонных или квадратных метрах. Её учёт правило не вызывает трудностей, поскольку бумага это один из ключевых элементов при заказе полиграфической продукции. Бумаге уделяется много внимания, и с учётом действительно обычно не возникает проблем. Учёт расходных материалов печатной техники, в подавляющем большинстве инкапсулируется к установке усреднённой себестоимости оттиска печатной машины для листовых машин, или себестоимости печати квадратного метра – для струйных. Далее во всех расчётах цены/себестоимости заказа фигурирует эта усреднённая цифра. Вести учёт с детализацией до запчастей и краски в большинстве случаев не имеет смысла. А даже если это и нужно, то этим, как правило, занимается отдельный человек, который, опять-таки, в большинстве случаев, не нуждается в контроле. Но даже если такой контроль и требуется, то платить деньги за его автоматизацию вряд ли имеет смысл, по крайней мере, если не забывать, что мы ведём речь об оперативной полиграфии – небольших компаниях со штатом персонала до 10-20 человек. С другой стороны, нужно быть до конца объективным, поэтому мы не будем забывать про поговорку «каждый сходит с ума по-своему». Если кому-то нужно учесть в полностью автоматическом режиме себестоимость замены «именно этого винтика в машине» в «именно вот этом заказе» - на здоровье...

Хочу остановиться на учёте расходных материалов для послепечатной обработки. По нашему опыту, это весьма скользкий и неприятный вопрос. Попытаюсь изложить свою точку зрения, полученную в результате 7 лет «занятий» оперативной полиграфией.

Начнём с того, что определим масштаб проблемы.

Это не офсетная типография, где в порядке вещей ситуация, когда для подвоза бумаги и «расходки» для одного заказа требуется грузовик. Там без учёта всего и вся действительно сложно, т.к. обороты больше, больше расходных материалов. В оперативной полиграфии обычно всё скромнее. Закупка расходных материалов обычно проводится не более нескольких раз в месяц. И происходит это не, как говорится, «под конкретный заказ», а по мере снижения складских запасов по определённому перечню материалов. Этот перечень обычно индивидуален для каждой типографии, по-разному создаётся, определятся и т.п.

Основной проблемой учёта расходных материалов послепечатной обработки в цифровых типографиях является «цена вопроса». Другими словами можно сказать так – когда начинаешь задумываться, сколько всего нужно сделать для этого учёта, сколько на это потребуется человеко-часов, первая мысль, которая приходит в голову звучит приблизительно так: «А зачем это вообще нужно?». Действительно, даже в не самых маленьких цифровых типографиях, ежемесячный объём материалов послепечатной обработки можно оценить сотнями долларов, ну может быть тысячей-двумя более. При этом, в отличие от офсета, о котором мы чуть выше упоминали, этот объём материалов распределяется не на один, не на два, а на сотни, а может быть даже тысячи заказов. Для каждого заказа свой материал (часто не один), свой расход. У каждого материала свои нормы затрат на приладку, усушку, утруску и т.п.

В свою очередь, себестоимость расходных материалов послепечатной обработки составляют, как правило, «копейки» на фоне цены самого заказа, что никак не стимулирует нас с вами «наконец-то заняться этим вопросом».

Ещё нюанс – менеджеры по приёму заказов. Ведь мы помним, что это не офсет! Здесь менеджер может и должен просчитывать и оформлять десятки заказов в день, при этом каждый заказ в отдельности – мелочь, чтобы заработать - их должно быть много. Для этого, нам должна быть дорога каждая минута рабочего времени менеджера. И, раз уж мы решили заняться учётом материалов для послепечатки, нужно сделать так, чтобы от менеджера этот вопрос требовал минимум усилий и, по возможности, не отвлекал его от общения с клиентом.

Что даёт учёт этого класса материалов? Ведь уже было сказано о том, что вроде бы и стоят материалы не так много (по крайней мере, не дороже, времени требуемого на их учёт), вроде бы и заказывать их нужно не так уж часто и заказать можно впрок. Конечно всё так, но ведь все мы с вами хотим построить правильный бизнес. А в правильном бизнесе должен быть учёт. В первую очередь для того, чтобы тот же самый менеджер, сидя на своём рабочем месте, мог «видеть» сколько каких материалов есть в наличии. Чтобы ответственный за заказ этих материалов имел возможность быстро и точно оценить, сколько чего нужно заказать. Чтобы мы с вами могли получить более точную цифру себестоимости заказов. Чтобы иметь возможность оценить брак на производстве, в целом и относительно каждого заказа и т.п.

Возможность воровства материалов со стороны сотрудников не стоит рассматривать как повод внедрять учёт, поскольку много не украдут - бросится в глаза, а красть мало – смысла пожалуй нет. Ну и даже если «да», украл пачку плёнки для ламинации, к примеру. Молодец! Только кому её продать?

Одним словом, такой учёт очень бы даже пригодился, если бы он был удобным и не обременительным. Вопрос в том, как его реализовать?

Вроде бы ничего сложного в этом нет. Вот пружина для переплёта, на каждое изделие – одна штучка расходуется. Вот плёнка конвертная, вот в А3-м формате, вот в А4-м, вот в рулоне. Расход вроде бы понятен, но для рулонной плёнки, как правило, нужно некоторое количество на приладку. С пружиной для переплёта, если разбираться, тоже есть нюансы – бывает в пачках, бывает в бобинах. Та что в пачке – идеально подходит только для переплёта документов формата А4 по длинной стороне. Та, что в бобине – более удобна. Отрезал сколько нужно петель и молодец. Только вот в итоге получается, что там пружина и там пружина, но там расход в штуках, а тут в петлях? Как быть? Как это всё увязать? Да так, чтобы менеджер (или кто-то другой, кого вы этим собираетесь «нагрузить») не тратил своё время, на расчёты – сколько же петелек пружины, стоимостью 5 копеек за штуку, и погонных сантиметров плёнки, с похожей ценой, нужно списать на вот этот 5-долларовый заказ?

Предлагаем ознакомится с нашим решением задачи учёта расходных материалов для послепечатки.

Это может быть полезно как существующим, так и потенциальным, пользователям нашей  ERP системы . Мы не претендуем на оптимальность и уникальность этого решения, вполне вероятно, что где-то есть варианты лучше, но, как говорится, что есть – то есть.

Итак, выше уже перечислены некоторые из возможных сложностей в учёте, попробуем немножко обобщить:

Материалы могут иметь разные единицы измерения. Расход одного и того же материала может отличаться, в зависимости от изделия. Технологические процессы с участием разных материалом могут требовать некоторое (разное) кол-во этих самых материалов для приладки. Некоторые услуги могут подразумевать расход не одного, а нескольких материалов. Например, тот же самый переплёт на пружину с прозрачной обложкой и подложкой. Пружина может измерять в штуках или в петлях, обложки и подложки – в штуках. Для некоторых заказов возможна ситуация, когда клиент просит, скажем, переплести 5 буклетов на чёрную пружину, и ещё 5 на белую. Надо это как-то учесть корректно. Требуется вести учёт стоимости этих материалов в себестоимости всего заказа. Причём желательно учесть то, что закупаться материалы могут по разным ценам!

Нужно сказать, что все эти сложности уже давно решены в любой системе автоматизации, вроде «1С» и ей подобных. В таких системах, обычно существует понятие «калькуляция». «Калькуляция» описывает затраты материалов на изготовление единицы продукции. Далее остаётся только указать кол-во этой продукции и готово. Всё просто, но в контексте оперативной полиграфии, как правило, очень неудобно. Почему? Потому что каждая калькуляция относится к определённому изделию с определёнными параметрами (бумага, цветность, размер и т.п.). Это значит, что если вам, к примеру, нужно оформить заказ на открытку 210 на 200 мм, а макет принесли в формате 200 на 200, то для этого изделия нужна уже другая калькуляция. Фактически ничего не меняется, расход бумаги, плёнки тот же, биговка тоже одна, порезка хоть и отличается на 10 мм, но сложнее или проще от этого не становится. Можно оформить такой заказ на неправильную калькуляцию (раз уж она есть), ну и дописать «с краешку», что мол «ты туда не смотри, ты сюда смотри»... Но разве это работа?

Нет, безусловно, механизм с калькуляциями - он самый простой, самый универсальный, он позволяет описать производство изделия практически любой сложности. Это такой себе конструктор, из него можно лепить всё, что может прийти в голову. Вот только за универсальность в целом, приходится платить удобством в частности. Ведь если вы автоматизирует именно полиграфию, именно оперативную, именно, к примеру, цифровую типографию, очень может оказаться, что вам не нужна такая ж совсем полная универсальность, хочется просто удобства какого-то…

В рассмотренном примере, напрашивается решение – на базе существующей калькуляции с размерами 210 на 200 сделать калькуляцию 200 на 200. Фактически скопировать калькуляцию, с одной правкой. Вариант неплохой, но есть один нюанс. Каждый из нас может легко себе представить ассортимент возможных изделий в оперативной цифровой печати? Это вам не офсет  Тут будут десятки и сотни вариантов изделий. И, опять-таки, в отличие от офсета, за каждый вам заплатят по доллару, а не по сто. Так что тратить время на создание калькуляции под каждый из таких микрозаказов… ну не то, чтобы нельзя, но дорого, ведь время – деньги!?

Скажу честно – с «1С» плотно работать не приходилось, может быть там всё значительно удобнее. Может быть. Если да – дайте знать, пойду за пеплом посыпать свою голову 

Наше решение заключается в следующем. Учёт материалов нужен, но реализовать его нужно с минимальной нагрузкой на участников процесса. Как на менеджеров, так и на работников постпресс участка. Для этого разработан и внедрён механизм, суть которого, я вкратце попытаюсь изложить.

Итак. Есть некий перечень послепечатных услуг. Не все из них подразумевают расход материалов. В некоторых услугах его вообще нет (к примеру, фальцовка или листоподбор), в некоторых он слабо выражен (например, порезка – износ марзана резака и режущей кромки ножа). Нас больше интересуют услуги, для которых требуются совершенно осязаемые расходные материалы. Таких услуг не так уж много, но они есть. Это, в первую очередь, ламинация и переплёт. Это конечно не весь перечень, но, судя по нашему опыту и ассортименту, это «основое то», расход материалов на что нужно учитывать 

Как всё происходит. В общем случае, менеджер, по запросу клиента, указывает для заказа услугу и материалы к этой услуге. При этом цена формируется исходя из цены самой услуги (цены работы) и цены затраченных материалов. Например, для ламинации нужно указать, что ламинация нужна, и нужна она вот такой вот плёнкой. Для переплёта нужно указать, что он нужен, вот такой вот пружиной, с вот такой вот прозрачной обложкой и вот такой вот подложкой. Вроде бы не сложно, но «много кнопок» нужно нажать. А заказов то десятки!

Мы предлагаем следующее. Желательным является приведение прайса к виду, когда в нём существует не просто услуга «ламинация», а, к примеру, «ламинация глянцевой плёнкой 30мкм». Такой подход позволяет нам, если можно так сказать, «угадывать» какой расходный материал требуется списать под такую услугу. Ну действительно, как вы думаете, какой материал нужно списать для услуги «ламинация глянцевой плёнкой 30мкм»? Да, это плёнка 30 мкм, глянцевая. Но ведь она может быть в рулонах разной ширины (305-310-320 мм), разных производителей, разной намотки, с разной ценой, в конце концов, как закупки, так и продажи. Да может. На этот случай у нас тоже есть решение. Материалы не просто «назначаются услугам», сначала материал относится к той или иной группе, а затем уже эта группа относится к услуге. В данном случае это значит, что всё рулонные глянцевые плёнки толщиной 30 мкм, «собираются» в группу «глянцевые плёнки 30 мкм», далее в этой группе назначается материал по-умолчанию и эта группа назначается услуге «ламинация глянцевой плёнкой 30мкм». Материал по-умолчанию нужен для того, что не спрашивать менеджера – какую именно плёнку нужно взять? Материал по-умолчанию может меняться во времени, для этого есть соответствующий интерфейс. 

Что мы получаем в итоге?

В итоге вот что – менеджер, выбирая услугу ламинация, выбирает из списка услугу «ламинация глянцевой плёнкой 30мкм» и…. вуаля… цена выбрана, материал зарезервирован (включая и затраты на сами изделия (они вычисляются на основании кол-ва печатных листов в заказе и настроек расхода материала для этой услуги), и затраты на приладку), цена материала видна. Больше никаких кнопок нажимать не нужно!

Усложним – переплёт с обложкой и подложкой. Менеджер выбирает в меню переплёт «переплёт А4 по длинной стороне, пружина метал 10-12 мм +обложка +подложка». Система под такой выбор резервирует пружину по-умолчанию, из расчёта 34 петли на изделие (допустим, это материал «пружина 10 мм белая в бобине»), так же резервирует дымчатые обложки формата А4, и белые картонные подложки формата А4. Сразу видна, цена и т.п.

В переплёте больше материалов и возможны некоторые нюансы и вопросы.

Почему услуга называется «…10-12 мм…». Ответ – потому что даже опытный менеджер не всегда быстро сможет сориентироваться - какая именно понадобится пружина – 10 мм или 12 мм. А цену клиенту озвучить нужно «прямо сейчас». Но даже в этом случае может быть два варианта. Вариант №1 (наш вариант) – цена материала заложена в цену изделия. Это позволяет уточнить нужный диаметр пружины уже во время производства БЕЗ изменения цены заказа, и немножко подправить заказ (в этом месте придётся немножко понажимать кнопки) – выбрав вместо материала по-умолчанию другой материал из группы материалов, назначенной данной услуге. Вариант №2 – цена материала учитывается отдельно от цены услуги. Такой вариант имеет право на жизнь и может быть реализован посредством нашей системы. В этом случае цена заказа будет незначительно скорректирована. Тут несколько замечаний: в качестве материала по-умолчанию можно указать самый дорогой, тогда коррекция если и случится, то только вниз; коррекция будет весьма незначительно, т.к. разница в цене между 10 мм и 12 мм пружиной – невелика! Что делать, если нужна, скажем, не дымчатая, а синяя обложка? Нет проблем, идём в заказ (опять приходится нажимать дополнительные кнопки), отменяем выбор по-умолчанию, выбираем любую другую обложку из группы. Что делать, если обложка и подложка не нужны? Есть два варианта решения. Первый – создаём ещё одну услугу - «переплёт А4 по длинной стороне, пружина метал 10-12 мм без обложки без подложки». Второй вариант – во время назначения групп подложек и обложек услуге "переплёт А4 по длинной стороне, пружина метал 10-12 мм +обложка +подложка" делаем специальную отметку о том, что выбор материала из данных групп является необязательным для данной услуги, так же можно не указывать материал по-умолчанию. В итоге мы получим, в зависимости от настроек привязки группы услуге: в случае если не указан материал по-умолчанию - при выборе менеджером услуги система не будет автоматически резервировать обложки с подложками; в случае если группа является необязательной, у менеджера будет возможность вручную отменить выбор материалом, или выбрать меньше материала, чем задано изделий (допустим если клиент попросил сделать часть переплёта без обложек). Что делать если нужно чтобы в рамках одного переплёта часть изделий была собрана на белую пружину, а часть на чёрную? Для этого во время назначения группы услуге нужно указать, что выбор материала из группы не является эксклюзивным. Это ещё одна опция. Настройка эксклюзивности во время назначения группы материалов услуги, говорит системе о том, должен ли клиент выбрать только один материал из группы? Или разрешить ему выбрать несколько материалов. Естественно в сумме должно получиться не больше, чем задано изделий. 

Вот таким вот образом реализуется автоматизация учёта материалов для послепечатной обработки в  ERP-системе Фастпринт . Заметим, что нюансы, рассмотренные выше, относятся к частным случаям. Основная идея механизма материал-группа-услуга заключается в том, чтобы максимально автоматизировать процесс списания материалов. Добиться автоматического списания в 100% случаев практически невозможно, тем не менее, за счёт отработки и настройки поведения системы в стандартных ситуациях, можно существенно снизить временные затраты на просчёт заказов.

rss